Arbeitsbelastung senken – das können Sie für Ihre Mitarbeiter tun

Als Unternehmer sind Sie in der Pflicht, Ihren Mitarbeitern eine angenehme Arbeitsatmosphäre zu bieten. Praxisnahe Tipps lassen Sie die Arbeitsbelastung wirksam senken. Dazu können Sie mit etwas Know-how wirksam beitragen. Teilweise sogar mit relativ wenig Aufwand. Ist die Arbeitsbelastung zu groß, so kann dies schnell in Stress am Arbeitsplatz ausarten. Wie Sie die Arbeitsbelastung sinnvoll senken können, erklären wir Ihnen anhand von ein paar Fallbeispielen.

Das Telefon braucht auch eine Pause

In vielen Betrieben lauten die üblichen Öffnungszeiten „8:00 Uhr bis 18:00 Uhr“. Bei Ihnen auch? Die durchgängige Kontaktmöglichkeit ist natürlich für Ihre Kunden besonders komfortabel. Allerdings nicht für Sie, wenn für Rückfragen am Telefon kaum Zeit bleibt. Richten Sie doch einfach für Ihr Firmentelefon eine Mittagspause ein. So wissen Ihre Mitarbeiter genau, wann Sie nicht auf das Telefon achten müssen und haben Zeit für andere Tätigkeiten.

Eine kleine Telefon-Pause von zwei Stunden ist für die meisten Betriebe umsetzbar. Nach der Pausenzeit können Ihre Mitarbeiter wieder konzentriert Kundenanfragen annehmen. Vielleicht können Sie auch einen passenden Anrufbeantworter einrichten, welcher darüber Auskunft erteilt. Zudem klingt eine Mittagspause wesentlich kompetenter, als das Telefon einfach klingeln zu lassen.

Der unerledigte Berg – wie steht es eigentlich um den Workload?

Workload bedeutet bekanntlich „Arbeitsbelastung“. Es kann durchaus sein, dass eine situationsbedingte Änderung vor Ort keine Abhilfe schafft. Tun Sie Ihren Mitarbeitern daher etwas Gutes, indem Sie die Arbeitsbelastung stets im Überblick halten. Vielleicht ist ein kurzzeitiges „Einfrieren” von Aufträgen passend. Dies bedeutet nicht, den Kunden warten zu lassen, sondern die allgemeine Durchlaufzeit zu verkürzen. Sind weniger Aufträge auf dem Tisch, so lassen sich diese schneller erledigen. Dabei spielt auch der psychologische Effekt eine Rolle.

Auch wenn noch eine Menge Aufträge warten, halten Sie die Dokumente auf den Schreibtischen Ihrer Mitarbeiter geringer. 5 Dokumente nacheinander zu bearbeiten ist stressfreier als 50 Dokumente als Stapel auf dem Schreibtisch zu haben. Dafür ist die Kommunikation zwischen den einzelnen Abteilungen ein nützlicher Begleiter. Es kann eventuell sein, dass eine Überprüfung der Dokumente weniger Zeit in Anspruch nimmt als die Dateneingabe am PC. Wie wäre es, wenn die überprüften Dokumente erst einmal in der Abteilung bleiben? Sobald das „Okay” der nächsten Abteilung erfolgt, können Ihre Mitarbeiter diese mühelos abarbeiten. Dadurch verschwinden die unerledigten Berge vom Schreibtisch.

Halten Sie gelegentliche Meetings

Sind Ihre Mitarbeiter mit ein paar wesentlichen Dingen unzufrieden, wirkt sich dies auf die Leistungsfähigkeit und Motivation aus. Bevor er so weit kommt, wäre es eine gute Idee, regelmäßige Meetings einzuführen. Das bietet jedem Mitarbeiter die Gelegenheit, Dinge anzusprechen, die er problematisch oder verbesserungswürdig findet.

Ein Meeting kann daher für Sie als Arbeitgeber besonders aufschlussreich sein. Denn Sie erfahren rechtzeitig, wo etwas im Argen liegt und können wirksam gegensteuern. Auch Ihre Mitarbeiter werden es positiv aufnehmen, wenn Sie ein offenes Ohr für die Probleme zeigen. Natürlich soll es im Meeting nicht nur um Probleme gehen. Auch aktuelle Informationen lassen sich dabei gut weitergeben, Projekte besprechen. Und selbstverständlich ist auch ein lobendes Wort willkommen. Bekommen Ihre Mitarbeiter eine positive Resonanz zurück, bleibt die Motivation stets auf einem guten Level. Manchmal tut es auch einfach gut, ein paar Worte zum allgemeinen Arbeitsalltag zu äußern.

Ein Meeting alle zwei Wochen ist angemessen. Die zeitlichen Abstände können allerdings je nach Art des Unternehmens davon abweichen. Wenn es im Rahmen Ihres Unternehmens angemessen ist, kann es im Meeting auch locker zugehen und Sie können eine Tasse Kaffee oder Tee anbieten. Dies ist der Atmosphäre sicherlich zuträglich und freut die Mitarbeiter.

Die Sache mit der Stellenbeschreibung

Besonders bei langjährigen Mitarbeitern kann es durchaus sein, dass die tatsächlichen Aufgabenbereiche von der ursprünglichen Stellenbeschreibung abweichen. Seien es auch nur Kleinigkeiten wie das Entgegennehmen der Post. Besonders nebensächliche Aufgabenbereiche könnten Sie strukturierter neu organisieren. Zunächst sollten Sie im Gespräch mit Ihren Mitarbeitern herausfinden, wo diese die Arbeitsbelastungen sehen. Und ob diese Mehrbelastungen von abweichenden Tätigkeiten herrühren, die nicht für diese Stelle vorgesehen waren. Vielleicht lassen sich diese Bereiche in einer neuen Stelle zusammenfassen oder gänzlich neu verteilen.

Sie können diese Punkte offen bei einem der regelmäßigen Meetings ansprechen. Dabei können Sie herausfinden, ob die Tätigkeiten aus organisatorischen Aspekten besser auf eine andere Stelle passen und auf welche. Sie können diese Punkte aber auch bei einem Vieraugengespräch mit jedem Mitarbeiter separat besprechen.

Ein Mitarbeitergespräch stressfrei gestalten

In Mitarbeitergesprächen sollte es nicht ausschließlich um Kritik gehen. Diese ist selbstverständlich legitim und oft notwendig. Dennoch sollten Sie auch produktive und positive Gespräche führen, die Sie und den Mitarbeiter weiter bringen. Wenn Sie den Eindruck haben, dass ein bestimmter Mitarbeiter schon seit längerer Zeit besonders gestresst wirkt, ist ein Gespräch angebracht.

Besonders introvertierte Mitarbeiter neigen dazu, berufliche Angelegenheiten für sich zu behalten. Daher ist es besonders empfehlenswert, diese zu einem Gespräch zu bitten und direkt auf Problempunkte anzusprechen. Sie sollten nicht erst ein Gespräch suchen, wenn sich Kritik und Tadel schon angehäuft haben.

Achten Sie bei dem Gespräch darauf, dem Mitarbeiter auch ein positives Feedback zu bieten. Gehen Sie auch auf seine Stärken ein und bitten Sie ihn um Verbesserungsvorschläge aus seiner Sicht. Wenn Sie nur Vorwürfe bei ihm abladen, setzen Sie ihn unter Stress und drängen ihn in die Defensive. Ein konstruktives Gespräch ist dann nicht mehr möglich.

Arbeitsbelastung senken – leicht gemacht

Anhand der oben genannten Beispiele konnten Sie bereits sehen, dass es möglich ist, mit bereits wenigen psychischen Entlastungsmaßnahmen strukturiert die Arbeitsbelastung zu senken. Selbstverständlich sind die genannten Tipps noch nicht abschließend. Je nach Unternehmen, Branche und Situation sind individuelle Lösungen zu entwickeln. Leider gibt es kein Patentrezept.

Weitere gute Möglichkeiten sind auch Coachings für Führungskräfte oder die Unterstützung einer Unternehmensberatung. Mit dieser gezielten Schulung und Unterstützung kommen Sie sicherlich auf neue Lösungsansätze, die Sie bisher nicht im Fokus hatten. Wichtig ist es, dass Sie für verschiedene Optionen offenbleiben und flexibel sind.

In manchen Firmen ist es möglich, für jeden Mitarbeiter ein eigenes Personal-Fach einzurichten. Dadurch lässt sich die Arbeit besser strukturieren. Jeder Mitarbeiter sollte auch die Möglichkeit bekommen, sein Fach individuell zu gestalten. Außerdem können Sie dazu übergehen, wichtige Nachrichten auf farbigem Papier zu notieren. Dies ist einfacher für Menschen, die sich hauptsächlich visuell orientieren.