Leitfaden für die optimale Erstunterweisung

Jeden zweiten Unfall erleidet ein Mitarbeiter, der noch kein halbes Jahr im Unternehmen beschäftigt ist bzw. eine für ihn neue Tätigkeit ausführt. Hierbei spielt es keine Rolle, ob es sich um Praktikanten, Auszubildende, Arbeitnehmer mit Berufserfahrung oder um langjährige Mitarbeiter handelt, die eine neue Aufgabe übernehmen. Umso wichtiger ist die Erstunterweisung, die nicht nur abgehakt, sondern auch verstanden und umgesetzt werden muss. Wie Sie neue Mitarbeiter wirkungsvoll unterweisen, lesen Sie in diesem Beitrag.

Erstunterweisung: Legen Sie den Grundstein für unfallfreies Arbeiten

Die ersten Tage in einer neuen Anstellung oder einem unbekannten Aufgabenbereich bedeuten für jeden Neuling Stress. Es gilt, viele Eindrücke und Informationen in möglichst kurzer Zeit aufzunehmen. Sie haben es als Fachkraft für Arbeitssicherheit in der Hand, bei Ihrer Erstunterweisung diesen Stress – soweit es um den Arbeitsschutz geht – abzubauen. Besonders gründlich sollten Sie die Schulung für Auszubildende vorbereiten. Denn hier legen Sie den Grundstein für die weitere berufliche Laufbahn.

Von einer erfolgreichen Erstunterweisung profitieren nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch das Unternehmen: Denn jeder Arbeitsunfall bedeutet aus betriebswirtschaftlicher Sicht einen Produktionsausfall und enorme Kosten für den betroffenen Betrieb. Jeder Euro, der in die Prävention fließt, ist daher sinnvoll in die Zukunft des Betriebes investiert.

Mit der Erstunterweisung sensibilisieren und informieren Sie die neuen Mitarbeiter frühzeitig. Die “Anfänger” lernen so die erforderlichen Grundregeln und Standards kennen, mit deren Hilfe sie den Arbeitsalltag sicher bewältigen können. Damit verhindern Sie nicht nur folgenschwere Unfälle – Sie helfen den neuen Mitarbeitern auch, die viele alltägliche Zwischenfälle und Störungen zu vermeiden.

Denn das Unfallgeschehen in einem Betrieb gleicht einem “Unfall-Eisberg“.
Auf einen tödlichen Unfall (hier die Spitze des Eisbergs) kommen zahlreiche Beinahe-Unfälle infolge sicherheitswidriger Arbeiten bzw. Situationen (hier der Fuß des Eisbergs) – Gefährdungen, die oft nicht erkannt, verschwiegen oder sogar hingenommen werden. Die Anzahl von Arbeitsunfällen, die zur Arbeitsunfähigkeit führen, kann effektiv gesenkt werden, wenn der gesamte Unfall-Eisberg reduziert wird. Legen Sie verstärktes Augenmerk auf den unteren Teil des Eisberges, die so genannten Beinahe-Unfälle. Sensibilisieren Sie neue Mitarbeiter, vom ersten Tag an auch solche Gefährdungen aufmerksam wahrzunehmen und die Ursache zu überprüfen, so als hätten sie sich zu einem reellen Unfall entwickelt. Wie Sie Erstunterweisungen gestalten, damit sie ankommen und auch in die Praxis umgesetzt werden, lesen Sie in diesem Beitrag.

Was der Gesetzgeber verlangt

Sorgen Sie dafür, dass die Beschäftigten vor Aufnahme ihrer Tätigkeit und danach in regelmäßigen Abständen, Erwachsene mindestens einmal jährlich, unterwiesen werden. Inhalt, Anzahl und Dauer der Unterweisungen richten sich nach

• Art der Beschäftigung,
• Gefährdungen am Arbeitsplatz und
• Qualifikation der Beschäftigten.

Gemäß Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), DGUV-Vorschrift 1 (“Grundsätze der Prävention”) und Jugendarbeitsschutzgesetz (JArBSchG) sind diese Unterweisungen vorgeschrieben:

• Unterweisung über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit – mindestens jährlich und stets bei neuen bzw. veränderten Gefährdungen (§ 12 ArbSchG, DGUV-Vorschrift § 4, Abs. 1)
• Benutzung Persönlicher Schutzausrüstung (PSA) – jähr lich und vor der erstmaligen Benutzung (DGUV-Vorschrift § 31, Abs. 1, PSA-BV § 3)
• Jungendliche (15 bis 17 Jahre) – mindestens halbjährlich und vor erstmaliger Beschäftigung an Maschinen, gefährlichen Arbeitsstellen oder vor Arbeiten mit gefährlichen Stoffen (JArbSchG § 29)

Weitere Anforderungen betreffen Leiharbeitnehmer, Arbeiten in explosionsgefährlichen Bereichen, Verhalten und Baustellen, Tätigkeiten mit Gefahrstoffen und Tätigkeiten mit Biostoffen.

Besonderheit junger Mitarbeiter: Worauf es ankommt

Nach den Sommerferien beginnen die neuen Auszubildenden ihre Lehre. Sehen Sie an dem nachfolgenden Fall, wie wichtig es ist, Anfänger zu unterweisen und mit gutem Beispiel voranzugehen.

Praxisbeispiel: Zeit ist Geld

Ein Auszubildender erledigt seine Arbeit (hier die Demontage einer 60 m langen Carport-Anlage) nach der Ersteinweisung sicherheitsgerecht. Da dies mehr Zeit und Arbeitsaufwand kostet, wird er von den älteren Auszubildenden belächelt. Auch sein Chef lässt ihn spüren, dass schnelleres Arbeiten weniger Kosten verursache und somit besser für das Unternehmen sei. Um nicht mehr negativ aufzufallen, hält der Azubi nicht mehr alle Sicherheitsvorkehrungen ein. Er wird von Tag zu Tag leichtsinniger. Das sicherheitswidrige Verhalten wird zur Gewohnheit und wird von ihm nicht mehr als Gefahr empfunden. Am Freitag sollen die Demontagearbeiten des Daches abgeschlossen sein. Im Verlauf des Vormittags balanciert der Azubi ohne Helm und ohne Absturzsicherung über die verbliebenen Stahlträger. Bei der Demontage einer Dachplatte verrutscht diese unglücklich und trifft ihn am Bein. Daraufhin verliert er das Gleichgewicht und stürzt 4 m in die Tiefe, wobei er sich Kopfverletzungen zuzieht. Diese Verletzungen sind so schwer, dass er wenige Tage später im Krankenhaus verstirbt.

Dieses Beispiel hat sich tatsächlich so zugetragen. In dem Betrieb unseres Fallbeispiels wurde die Arbeitssicherheit nur als Zeit- und Kostenfaktor angesehen. Erst nach Aufarbeitung des Unfalls legten die Mitarbeiter in Eigeninitiative verstärkt ihr Augenmerk auf ihre Sicherheit bei der Arbeit. Leider führte erst der Tod eines Mitarbeiters zu einem Umdenken innerhalb des Betriebes. Lassen Sie es nicht so weit kommen. Zeigen Sie vor allen Dingen Jugendlichen, wie wichtig dem Betrieb die Arbeitssicherheit ist.

Ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte

Hängen Sie Plakate oder Poster auf, mit denen Arbeitsschutzthemen anschaulich und gern auch humorvoll dargestellt werden. Wenn Mitarbeiter diese Poster in Pausenräumen, Raucherräumen, Treppenhäusern und Kantinen immer wieder sehen, nehmen sie die Slogans quasi nebenbei im Unterbewusstsein wahr. Beziehen Sie die Auszubildenden aktiv in diese Poster-Aktion mit ein, z. B. durch die Mitarbeit beim Entwerfen solcher Slogans und Poster. Der Ausbilder unterstützt sicherlich diese Aktion und weckt damit zusätzlich die Aufmerksamkeit der Jugendlichen für Arbeits- und Gesundheitsschutz. So können Sie im Unternehmen frühzeitig erkennen, welche Themen den Jugendlichen wichtig sind und wie man sie am besten motiviert.

5 Auffälligkeiten, die Wiederholungsunterweisungen in kürzeren Abständen erfordern:

1. Häufung von Arbeitsunfällen oder Störungen
2. erkannte Wissensdefizite oder Fehlverhalten der Mitarbeiter
3. Änderungen in den Arbeitsverfahren
4. neue Arbeitsgeräte oder Arbeitsstoffe
5. neue Vorschriften

Wiederholen Sie die Unterweisung in kürzeren Abständen, wenn sich Arbeitsunfälle häufen oder Sie Wissensdefizite der Mitarbeiter erkennen.

Welche Inhalte Sie auf jeden Fall festhalten müssen

Die Unterweisungen sind zu dokumentieren, zu archivieren und auf Verlagen der Arbeitsschutzbehörden oder Berufsgenossenschaften vorzuzeigen (siehe ArbSchutzG § 12, Abs. 1 und Abs. 2 und DGUV-Vorschriften § 4, Abs. 1).

Dies muss Ihre Dokumentation beinhalten:

• Zusammenstellung der Unterweisungsthemen
• Teilnehmerliste mit Unterschrift
• Name des Unterweisenden

Das müssen Sie beim Unterweisungsnachweis beachten

5 Schritte: So bereiten Sie sich optimal auf die Erstunterweisung vor

1. Sorgen Sie dafür, dass Sie informiert werden, bevor neue Mitarbeiter die Arbeit aufnehmen.
2. Wählen und benennen Sie Betreuer, und klären Sie, wer die Erstunterweisung vornimmt.
3. Legen Sie die Themen der allgemeinen Arbeitsschutz-Unterweisungen fest.
4. Bestimmen Sie die Inhalte der arbeitsplatzspezifischen Unterweisungen.
5. Nehmen Sie sich selbst Zeit für den ersten Tag.

Schritt 1: Sorgen Sie dafür, dass Sie informiert werden, bevor neue Mitarbeiter die Arbeit aufnehmen

Pflegen Sie den Kontakt zur Personalabteilung, damit Sie rechtzeitig über den Arbeitsbeginn neuer Mitarbeiter informiert werden. Denn nur selten erfolgt dieser Start so regelmäßig wie bei den Auszubildenden. Sind Sie auch im Bilde, wenn Leiharbeitnehmer oder Aushilfskräfte eingesetzt werden?

Schritt 2: Wählen und benennen Sie Betreuer, und klären Sie, wer die Erstunterweisung vornimmt

Der Einsatz eines persönlichen Betreuers für neue Mitarbeiter kann sinnvoll sein, wenn Sie die folgenden 4 Punkte bei der Auswahl der Betreuungsperson beachten:

1. Sie sollten aus dem selben Arbeitsbereich kommen.
2. Sie sollten Vorbildcharakter haben.
3. Bedenken Sie: Der Betreuer benötigt zeitliche Freiräume für die Betreuungsaufgaben innerhalb seines täglichen Arbeitspensums.
4. Der Betreuer sollte die Aufgabe gerne ausführen.

Sie müssen die Erstunterweisung nicht komplett selbst übernehmen. Gerade wenn es um die spezifischen Gefahren am Arbeitsplatz geht, kann ein Vorgesetzter, wie z. B. der Werkstattleiter, kompetent und praxisbezogen unterweisen.

Schritt 3: Legen Sie Themen der allgemeinen Arbeitsschutz-Unterweisungen fest

Mithilfe einer Checkliste, die Themen wie Brandschutz oder Hygienevorschriften beinhaltet, können Sie die Themen der allgemeinen Arbeitsschutz-Unterweisung festlegen. Berücksichtigen Sie dabei die Besonderheiten Ihres Unternehmens.

Schritt 4: Bestimmen Sie die Inhalte der arbeitsplatzspezifischen Unterweisungen

Bei der arbeitsplatzspezifischen Unterweisung sollte der Einweisende die einzelnen Arbeitsschritte möglichst genau demonstrieren und erklären. So können die Neueinsteiger erkennen, worauf es ankommt, und sofort die Fragen stellen, die sich ergeben. Der Einweisende sollte sich in der Vorbereitung genügend Zeit nehmen, alle Arbeitsgänge zu erfassen, bei denen Gefahren auftreten können. Wichtig ist es auch, mit den erfahrenen Mitarbeitern die Beinahe-Unfälle der letzten Zeit auszuwerten, damit die Arbeitsplatzneulinge auf diese Erfahrungen besonders hingewiesen werden.

Für einen Rohrleitungsschweißer könnte die arbeitsplatzspezifische Unterweisung folgende Themen beinhalten:

• Atemschutzgeräte
• Schweißrauche
• Installationsarbeiten: Heizung, Lüftung, Sanitär
• Arbeiten in engen Räumen
• Lichtbogenschweißen
• Gasschweißen
• Brandschutz
• Brandschutz bei Schweiß- und Schneidearbeiten
• Sichere Beförderung von Flüssiggasflaschen mit Fahrzeugen
• Schadstoffe beim Schweißen und bei verwandten Verfahren

Schritt 5: Nehmen Sie sich selbst Zeit für den ersten Tag

Planen Sie an diesem Tag die Erstunterweisung ein, und sperren Sie diesen Tag für andere Termine. Sorgen Sie nach Möglichkeit dafür, dass Sie auch in der restlichen zeit dieses Tages auf Rückfragen der neuen Mitarbeiter umgehend reagieren können. Sie können (und sollten) den Kollegen natürlich nicht auf Schritt und Tritt folgen – aber Sie können Ihre Kontaktdaten hinterlassen und es auf jeden Fall einrichten, dass Sie noch mal am Arbeitsplatz vorbeischauen.

Wie Sie den sicheren Start neuer Mitarbeiter außerdem vorbereiten

1. Lassen Sie die Körpermaße für Arbeitskleidung, PSA etc. erfassen
   Hinterlegen Sie einen Erfassungsbogen an einer zentralen Stelle in oder in der Personalakte. Erfassen Sie nur Daten von Mitarbeitern, die eine PSA benötigen, und auch nur die Daten, die für den speziellen Arbeitsbereich erforderlich sind.
2. Prüfen Sie, ob Arbeitskleidung und PSA beschafft wurden
   Überprüfen Sie vor Ort in der Abteilung die Übereinstimmung der beschafften Arbeitskleidung und PSA mit den Angaben auf dem Erfassungsbogen. Somit schließen Sie Falschbestellungen und Fehllieferungen im Vorfeld aus.
3. Planen Sie arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen
   Halten Sie Rücksprache mit dem/der Betriebsarzt/-ärztin hinsichtlich der medizinischen Vorsorgeuntersuchung. Geben Sie Hinweise zum Umfang der erforderlichen Untersuchungen (Hörtest, Sehtest, Schwindelfreiheit etc.).

Abwechslungsreich und interessant – wie Sie Ihre Unterweisung zielgruppengerecht gestalten

Arbeitssicherheit ist kein langweiliges, verstaubtes Thema. Hier bieten sich optimale Möglichkeiten für fesselnde Unterweisungen, wenn Sie einige bewährte Methoden einsetzen.

Fordern Sie die Mitarbeiter auf, sich aktiv bei der Ermittlung von Gefährdungen und Belastungen an ihrem Arbeitsplatz zu beteiligen.

Unterweisen bedeutet gerade mit Blick auf den Arbeitsschutz:

• Hinweise geben
• Informationen liefern
• Einweisen und Trainieren von Verhaltensweisen
• Überprüfen, ob alles verstanden wurde

Stellen Sie eine Verbindung zu der einzuweisenden Person her

Finden Sie eine gemeinsame Basis, um ihr Interesse zu gewinnen. Behandeln Sie ein für den Mitarbeiter wichtiges Thema, und stellen Sie den Bezug zu dem Erfahrungsbereich des Mitarbeiters her. Berücksichtigen Sie dabei die Fähigkeiten, Wünsche und Interessen des Teilnehmers. Greifen Sie z. B. die schon erwähnte Poster-Aktion bei der Einweisung auf, und fragen Sie nach Pro und Kontra.

Lassen Sie Ihre Teilnehmer Arbeitssicherheit im wahrsten Sinne des Wortes „begreifen“. Denn der beste Lernerfolg wird nicht erzielt, wenn man etwas berichtet, sondern dann, wenn die Lernenden es persönlich anwenden.

Verwenden Sie hierzu die folgenden Lernmethoden:

• Unterweisung in Gruppen fördert den Zusammenhalt.
• Verwendung von Unterweisungsfolien: Lockern Sie diese z. B. durch Comics auf.
• Setzen Sie Informations- und Kommunikationsmedien ein (Computer, Filme); begrenzen Sie diese auf max. 5 Minuten, da ansonsten die Aufmerksamkeit verloren geht.
• Führen Sie Praxisübungen durch, z. B. die sicherheitsgerechte Benutzung einer Leiter. Für einige Bereiche sind Praxisübungen obligatorisch (PSA – DGUV-Vorschrift § 31, Abs. 1).
• Verteilung von Druckschriften, jedoch erst am Ende der Unterweisung

Die wichtigsten Unterlagen zur Vertiefung sind:

• Kontaktdaten des zuständigen Sicherheitsbeauftragten
• Kontaktdaten des zuständigen Ersthelfer
• betriebliche Notfallpläne
• Kurzfassung der Unfallverhütungsvorschriften
• Betriebsanweisungen

Besonderheit fremdsprachiger Mitarbeiter

Arbeitnehmer, welche die deutsche Sprache ungenügend beherrschen, müssen in einer für sie verständlichen Sprache über Sicherheits- und Gesundheitsschutz-Anforderungen informiert werden. Beachten Sie also: Führen Sie Ihre Unterweisungen so durch, dass sie für alle Beschäftigten leicht verständlich sind:

• Verwenden Sie Piktogramme.
• Suchen Sie als Sicherheitsfachkraft in solchen Fällen mit dem Unternehmer nach Lösungen, auch diese Mitarbeiter ausreichend und nachweisbar zu informieren.
• Suchen Sie Paten/Betreuer, die sowohl Deutsch als auch die Muttersprache des ausländischen Mitarbeiters beherrschen.
• Falls möglich, unterweisen Sie diese Mitarbeiter immer gemeinsam mit ihren Paten/Betreuern.
• Führen Sie praktische Übungen zum leichteren Verständnis und zur Vertiefung durch.

So überprüfen Sie den Lernerfolg, ohne als Kontrolleur dazustehen

Halten Sie am Ende der Erstunterweisung grundsätzlich ein Ergebnis fest. Legen Sie mit den Teilnehmern zusammen konkrete Arbeitsschutzmaßnahmen fest, und treffen Sie gemeinsam Vereinbarungen für die künftige Arbeitsplatzgestaltung.

Fixieren Sie diese Ergebnisse schriftlich in einem Aktenvermerk, und verteilen Sie diesen an die Teilnehmer, die jeweiligen Vorgesetzten bzw. Kostenverantwortlichen.

Unterstützen Sie die Mitarbeiter bei der Umsetzung des Arbeits- und Gesundheitsschutzes vor Ort.
Vermitteln Sie diese Verhaltensweise auch den Führungskräften – von der Direktion bis zum Aufsichtführenden vor Ort.

Die Vorbildfunktion spielt hierbei eine ganz entscheidende Rolle. Verstärken Sie die positive Seite sicherheitsgerechten Arbeitens durch:

• Besprechung von Sicherheitsthemen in regelmäßigen Zeitabständen
• überzeugende Arbeitsanweisungen
• Anerkennung der Mitarbeiter und Etablieren des Arbeitsschutzes als Qualitätsmerkmal jeder Arbeitskraft
• Einbeziehung aller Beteiligten in die Arbeitsschutzdiskussion

Mit einer überzeugenden Erstunterweisung schaffen Sie eine solide Basis, um Unfälle und gefährliche Situationen zu vermeiden.

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Autor: Sabine Peter