Arbeitsorganisation: Was darunter verstanden wird

Das digitale Zeitalter hat nicht nur den privaten, sondern vor allem den beruflichen Alltag verändert. Begriffe, wie New Work oder Home Office sind im Arbeitsalltag gebräuchlich und haben in Unternehmen Einzug gehalten. Die Digitalisierung gestaltet die Arbeitsabläufe zum Teil einfacher. Darüber hinaus verändert sich im Zug des digitalen Wandels die Arbeitsorganisation.

Diese dient jedoch nicht nur zur Optimierung der Arbeitsabläufe und somit der Produktivitätssteigerung. Vielmehr kann eine optimale Arbeitsorganisation ebenfalls zum Arbeitsschutz beitragen und für mehr Sicherheit am Arbeitsplatz sorgen.

Aus diesem Grund beschäftigt sich der folgende Beitrag näher mit der Arbeitsorganisation. Einerseits wird die Verbindung zu Arbeitsabläufen genannt. Andererseits werden Maßnahmen beschrieben, durch die eine bessere Arbeitsorganisation geschaffen werden soll.

Definition von Arbeitsorganisation

Damit wird die Gestaltung von Arbeitsabläufen erklärt. Ziele der Arbeitsorganisation sind eine effiziente und effektive Strukturierung der Arbeitsabläufe. Mit den zur Verfügung stehenden Betriebsmitteln wird die Produktivität der Mitarbeiter bestmöglich genutzt und gesteigert. Daneben müssen im Rahmen der Arbeitsorganisation die Kompetenzen der einzelnen Beschäftigten gewinnbringend eingesetzt werden.

Neben der Art der Tätigkeit bezieht sich die Arbeitsorganisation auf den Umfang der einzelnen Aufgaben sowie auf die vorhandenen Arbeitsbedingungen.

Ziel von Arbeitsorganisation

Im Vordergrund steht die Optimierung der Arbeitsabläufe. Maßnahmen, die zu einer besseren Arbeitsorganisation führen sollen, betreffen die Zusammenarbeit zwischen Menschen in einem Unternehmen. Darüber hinaus wird das Zusammenspiel zwischen Menschen und Gegenständen, mit denen sie arbeiten, geregelt.

Daneben geht es bei der Arbeitsorganisation um die Nutzung und Bereitstellung von Informations- und Betriebsmitteln.  Die Planung der Arbeitszeit sowie die Arbeitsform spielen eine weitere große Rolle.

Darüber hinaus gibt es verschiedene Methoden der Arbeitsgestaltung. Diese setzen bei der Organisation des Betriebs an. Die Unterstützung bei der Strukturierung der Abläufe am Arbeitsplatz ist ein weiteres Merkmal von Arbeitsorganisation.   

Zeitmanagement

Tipp 1: Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik versucht einen Wchesel zwischen Arbeit und Entspannung. Ähnlich wie der 60-60-30-Rythmus. Bei dieser Technik sind die Zeiteinheiten jedoch kürzer.

1. Schreiben Sie alle Aufgaben auf, die Sie im nachfolgenden Block erledigen möchten.
2. Stellen Sie Ihren Timer auf 25 Minuten und arbeiten Sie während diesen 25 Minuten fokussiert an dieser Aufgabe.
3. Sobald der Timer klingelt, markieren Sie ein Kreuz neben dieser Aufgabe.
4. Legen Sie eine fünfminütige Pause ein.
5. Nach vier “Pomodori” können Sie eine Pause von 20-30 Minuten einlegen.

Tipp 2: Prioritäten setzen hilft, um eine gute Arbeitsorganisation zu erhalten

Wichtig bei der Arbeitsorganisation: die Priorisierung von Aufgaben. Empfehlenswert ist es, die Aufgaben nach der Dringlichkeit zu sortieren und anschließend zu bearbeiten. Anstehende Arbeiten mit einer hohen Priorität ergeben sich aus unterschiedlichen Kanälen. Dazu gehören unter anderem:

• E-Mail-Posteingang
• Persönliche Gespräche mit Kollegen oder dem Vorgesetzten
• Telefonate
• Ergebnisse und Vereinbarungen aus Konferenzen und Meetings

Jede dieser Aufgaben kann in einer individuellen To-do-Liste zusammengefasst werden. Die Besonderheit bei der Priorisierung von Aufgaben besteht darin, dass jeder Aufgabe ein eindeutiger Termin zugesprochen wird. Es wird festgelegt, bis wann diese erledigt sein muss.

Tipp 3: Planung von Zeitpuffern zwischen den Aufgaben nicht vergessen

Wie Sie effizienter arbeiten

Tipp 1: Don’t break the Chain

Oftmals gibt es wiederkehrende Aufgaben, die Sie nicht motivieren. Dabei kann ein Trick sein sich selbst mit dieser Methode zu motivieren. Die Kette beziehungsweise “Chain”, hilft sich in einen persönlichen Wettkampf zu begeben. An jedem Tag, an dem Sie die Aufgabe erfüllen, tragen Sie in ihrem Kalender ein rotes Kreuz ein. Diese Motivation wird Sie nach einigen dazu bringen diese Kette nicht mehr brechen zu wollen.

Tipp 2: Die ABC-Methode

Die ABC-Methode besteht aus drei Aufgabenbereichen, welche sich gegenseitig abgrenzen:

Bereich A besteht aus den Aufgaben, welche nur von Ihnen erledigt werden können.

Bereich B sind Aufgaben, welche teilweise delegierbar sind und durchschnittlich Relevant

Bereich C sind die Aufgaben mit dem geringsten Wert. Dies sind größtenteils Routinearbeiten, Telefonieren oder Papierkram und auch jene, die den größten Anteil and der Arbeit ausmachen.

Die tägliche Aufteilung sollte wie folgt aussehen:

• 1-2 A-Aufgaben (ca. 2-3 Stunden insgesamt)
• 2-3 B-Aufgaben (ca. 1 Stunde)
• Restlichen Aufgaben – C-Aufgaben – (ca. 1 Stunde)

Tipp 3: Gut durchdachte Arbeitsorganisation: Aufgaben nach Wichtigkeit priorisieren

In jedem Job gibt es die tägliche Routine. Das Setzen von Prioritäten von Aufgaben gehört dazu. Zu Beginn eines jeden Arbeitstags sollten sich die aktuell anstehenden Aufgaben angeschaut werden.

Es hilft, wenn man sich folgenden Fragen beantwortet:

• Welche Aufgaben leisten den wichtigsten Beitrag für die Tages- oder Wochenziele?
• Hat es unter Umständen negative Auswirkungen, wenn die einzelnen Aufgaben nicht oder nur unvollständig erledigt werden?
• Was passiert, wenn eine Aufgabe von der Prioritätenliste nicht erfüllt wird?
• Gibt es Aufgaben, durch die andere Aufgaben hinfällig werden?

Die Arbeitsaufgabe, die am Wichtigsten ist, kommt auf Platz 1, gefolgt von der Zweitwichtigsten. Die Reihenfolge muss jeder Beschäftigte eines Unternehmens für sich entscheiden. Es kommt nicht darauf an, dass am Ende eines Arbeitstages alle Aufgaben erledigt sind. Die Wichtigsten müssen geschafft sein.

Richtig geplant und die Arbeitswoche ist gerettet

Checkliste – Was gehört auf den Schreibtisch

Wichtig bei einem geordneten Schreibtisch mit den nötigen Utensilien ist jedem Ding seinen Platz zu geben. Dies sollten Sie von vorne herein organisieren, damit Sie bei der Arbeit nicht durch das Suchen von Ihrer Arbeit abgelenkt werden.

• Locher
• Stiftebehälter
• Stifte (Kugelschreiber, Bleistifte, Marker, usw.)
• Heftgerät und Heftklammern
• Radiergummi
• Lineal
• Stempel
• Klebestreifen und Klebstoff
• Büroklammern
• Spitzer
• Zange zum Entfernen von Heftklammern
• Schere
• Taschenrechner
• Großer Notizblock
• Kleiner Notizblock
• Notizzettel (Post-it)

• Versuchen Sie für eine Lampe zu sorgen, die Ihnen eine angenehme Beleuchtung ermöglicht. Dies entspannt die Augen und kann auch als Stimmungsinstrument genutzt werden
• Stellen Sie Ihren Papierkorb unter den Schreibtisch, um Dokumente schnell entsorgen zu können.

Wie Sie Ihren Schreibtisch organisieren

Tipp 1: Räumen Sie ihren Schreibtisch

Der erste Schritt besteht daraus, Ihren Schreibtisch erst einmal komplett zu räumen, um es zu vereinfachen alles neu zu ordnen und zu organisieren. Fragen Sie sich, ob Sie alles brauchen, was zuvor auf Ihrem Schreibtisch stand.

Tipp 2: Ablagesystem

Erstellen Sie Ihr eigenes Ablagesystem. Aufgaben oder welche regelmäßig auf ihrem Schreibtisch liegen werden können Sie in verschiedene Kategorien einsortieren. Sie können es nach Ihrem Geschmack organisieren, beispielsweise nach Abgabefristen oder Aufgabenbereichen. Sie sollten jedoch Ihre Ablageregeln festlegen, mit der Zeit wird dies zur Routine.

Hilfsmittel für Ihre Dokumente und Aufgaben wären:

• Stehsammler
• Ablagefächer
• Mappen oder Hängemappen
• Aktenfolien (verschiedenfarbig)

Entscheiden Sie sich für ein Hilfsmittel oder einer Kombination. Hilfreich ist dabei Ihre Mappen oder Stehsammler zu beschriften, damit Sie Ihre Dokumente schneller finden können.

Tipp 3: Einen sauberen Arbeitsplatz hinterlassen

Investieren Sie etwas Zeit in die Aufrechterhaltung Ihrer Ordner. Räumen Sie an jedem Tag Ihre Dokumente in die für Sie versehenden Mappen oder Ablagefächer. Versuchen Sie kein Stück Papier auf Ihrem Schreibtisch zu lassen.

Vor dem Wochenende sollten Sie Ihren Arbeitsplatz sauber und geordnet hinterlassen. Offene Dokumente, werden Sie an Ihrem Wogende nämlich unterbewusst mit ins Wochenende nehmen. Außerdem ist es wichtig in der neuen Woche organisiert in den Arbeitstag starten zu können und sich auf die kommende Woche konzentrieren zu können

Tipp 4: Fühlen Sie sich an Ihrem Arbeitsplatz wohl

Sie verbringen im Durchschnitt acht Stunden Täglich an Ihrem Arbeitsplatz, weshalb es wichtig, dass Sie sich in dieser Zeit wohl fühlen. Dabei können kleine Dinge helfen. Eine Kleine Pflanze oder Bilder sind hier die am häufigst benutzten Accessoires am Arbeitsplatz.

Arbeitsorganisation in Unternehmen und Betrieben

In Unternehmen und Betrieben ist die Arbeitsorganisation unerlässlich. Dadurch werden zeitliche und räumliche Ressourcen koordiniert. Zudem wird mit der Arbeitsorganisation die personelle  und materielle Ausstattung geplant.

Durch die Koordination zwischen Mensch, Maschine und Umwelt sollen die wirtschaftlichen Ziele des Unternehmens gesichert werden. Außerdem sorgt die Koordination dafür, dass das Unternehmen wettbewerbsfähig bleibt.

Unterschiedliche Gesichtspunkte der Arbeitsorganisation

6 Gesichtspunkte werden bei der Arbeitsgestaltung berücksichtigt. Diese sind folgende:

• Die Erfassung aller Arbeiten in Prozesslandkarten oder Prozessbeschreibungen gilt als Voraussetzung für eine sinnvolle Arbeitsorganisation.
• Durch die Arbeitsorganisation werden Funktionen der Beschäftigten im Unternehmen ermittelt. Hier wird die Stellenbeschreibung mit den Aufgaben eines Mitarbeiters verbunden. Organigramme fassen die Zuständigkeiten und die Verteilung der Aufgaben zusammen.
• Vor dem Hintergrund der Arbeitsorganisation kümmert sich die Arbeitsgestaltung um die Arbeitsabläufe. Ein entsprechendes grafisches Modell der Prozesse zeigt, welche Schritte bei der Erledigung der Arbeit anfallen.
• Mit der Arbeitsorganisation werden die verschiedenen Arten der Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern festgelegt. Das Home Office oder Job Sharing sind Formen dieser Zusammenarbeit. Die Kommunikation in den Unternehmen nimmt eine zentrale Rolle ein.
• Durch die Arbeitsorganisation werden Arbeitszeiten und Pausen geregelt.
• Die Motivierung der Mitarbeiter sowie die Kontrolle der Leistung des Einzelnen können zur Arbeitsorganisation gezählt werden.

Arbeitssysteme und Arbeitsgestaltung – die eigene Arbeitsorganisation im Unternehmen finden

Um als Unternehmen dauerhaften Erfolg am Markt zu haben und wettbewerbsfähig zu bleiben, ist eine Arbeitsorganisation unerlässlich. Einerseits müssen die bewährten Arbeitsstrukturen eingehalten werden. Andererseits sollten sich Unternehmen nicht davor zurückscheuen, die alten Strukturen teilweise aufzubrechen.

Vor dem Hintergrund der Prozessstrukturen nimmt das Arbeitssystem eine zentrale Rolle ein. Hierbei handelt es sich um einen Begriff aus der Organisationslehre. Arbeitssysteme sind Teil eines Produktionsprozesses, in dem eine Arbeitsaufgabe erfüllt wird. Darüber hinaus wurden Arbeitssysteme dafür geschaffen, um Prozesse zu optimieren.

Definition Arbeitsgestaltung

Im Zusammenhang mit dem Arbeitssystem steht die Arbeitsgestaltung. Dieser Begriff stammt aus der Arbeits- und Organisationspsychologie und definiert technische, organisatorische und ergonomische Maßnahmen. Diese beziehen sich auf die Gestaltung des Arbeitsplatzes beziehen. Die Arbeitsgestaltung beschreibt den Arbeitsablauf, die Arbeitsorganisation sowie die Aufgabeninhalte.

Mitarbeiterbezogene versus unternehmensbezogene Ziele

Die Arbeitsgestaltung hat vorrangig diese zwei Ziele. Bei den unternehmensbezogenen Zielen sollen die Mitarbeiter lernen, in neuen Situationen flexibel zu agieren. Außerdem müssen sie im Hinblick auf diese Zielsetzung ihren fachlichen und persönlichen Fähigkeiten aufgabengerecht eingesetzt werden.

Bei den mitarbeiterbezogenen Zielen muss das Unternehmen die Eigenverantwortlichkeit der Mitarbeiter steigern. Im Rahmen dieser Zielsetzung müssen Möglichkeiten geprüft werden, welche Aufgaben die Beschäftigten in der Organisation übernehmen möchten. Zu den mitarbeiterbezogenen Zielen sollen die Leistungsreserven der Mitarbeiter genutzt werden. Letztendlich sollen die Beschäftigten die zunehmende Komplexität sowie die zunehmenden Veränderungen des Arbeitsplatzes erkennen.

FAQ Arbeitsorganisation

Weitere Ziele sind beispielsweise die Verbesserung der Arbeitswelt. Dies kann durch die Entwicklung einer Unternehmenskultur sowie durch die Schaffung von Unternehmensleitbildern passieren. Die Verbesserung von Image und Ansehen ist ein Ziel, das Unternehmen nicht außer Acht lassen sollten.

Ziele mit Zielvereinbarung vereinbaren

Neben der jeweiligen Arbeitsform darf die Zielvereinbarung nicht außer Acht gelassen werden. Hier werden mit den Mitarbeitern die Ziele vereinbart, die in einem gewissen Zeitraum erreicht werden sollen. Mit ihnen wird das Ergebnis einer zu leistenden Arbeit beschrieben und in vielen Fällen mit einer Leistungsbeurteilung und Gehaltserhöhung verknüpft.

Mit Zielvereinbarungen sollen Spielräume erweitert und die Motivation der Mitarbeiter gesteigert werden. Darüber hinaus geht es bei Zielvereinbarungen um die Förderung von Kreativität. Davon versprechen sich viele Unternehmen wiederum eine Steigerung der Produktivität. Durch die Zielvereinbarungen verändern sich letztendlich die Arbeitsbedingungen für den Einzelnen und bestimmen die persönliche Verausgabung am Arbeitseinsatz.

Fazit

Arbeitsorganisation ist ein Ergebnis der Arbeitsgestaltung. In einer Organisation, wie beispielsweise ein Unternehmen oder eine Behörde, werden damit Richtlinien festgelegt. Diese regeln die Zusammenarbeit von Arbeitskräften mit Arbeitsobjekten sowie mit Informations- und Betriebsmitteln am Arbeitsplatz.

Der Begriff Arbeitsobjekt stammt aus der Organisationslehre und beschreibt einen Gegenstand, der durch den Aufgabenträger bearbeitet wird. Der Aufgabenträger kann eine Arbeitskraft oder eine Maschine sein. Durch ihre Aufgabe am Arbeitsplatz stehen beide in einer räumlichen Beziehung zum Arbeitsobjekt. Beispiele für Arbeitsobjekte sind Autos bei einem Autohersteller oder Bankkredite. Diese sind abstrakte Güter beziehungsweise Arbeitsobjekte. Die Zusammenarbeit sowie die Kommunikation bekommen vor dem Hintergrund der Arbeitsorganisation eine zentrale Bedeutung.

Teamarbeit als weitere Arbeitsform bekommt in der heutigen Arbeitswelt eine wichtige Bedeutung zugesprochen. Diese lebt in erster Linie vom Austausch von Informationen. Es braucht klare und eindeutige Ziele. Für eine funktionierende Zusammenarbeit sind die verschiedenen Werkzeuge der Kommunikation von Bedeutung. Nicht nur der Informationsaustausch, sondern die Kommunikation innerhalb des Teams führen zu den gewünschten Zielen und damit zum Erfolg. Zur Arbeitsorganisation gehört die Art der Aufgabenteilung zwischen den Menschen und den Betriebsmitteln.

Autor: Redaktion SafetyXperts