Arbeitsschutz im Homeoffice: Das müssen Arbeitgeber beachten 

Die Arbeit im Homeoffice hat während der Corona-Pandemie in Deutschland deutlich zugenommen. Eine Studie der IHK Berlin zum Thema “Home Office – neue Normalität oder zurück zur Präsenzkultur” aus dem Jahr 2020 hat ergeben: Die Mehrheit der Befragten gab an, dass in ihrem Unternehmen seit Beginn der Krise verstärkt im Homeoffice gearbeitet wird. Rund 15 Prozent der befragten Unternehmen haben dies bereits vor der Corona-Pandemie getan. Für rund ein Fünftel der Unternehmen kommt dagegen Homeoffice nicht infrage, da ihr Tätigkeitsbereich es nicht zulässt. Die Studie ergab weiterhin, dass Homeoffice für ein Viertel der befragten Betriebe ein fester Bestandteil ihrer künftigen Arbeitsweise ist. Allerdings überwiege bei der Hälfte der Unternehmen ein Mix aus Präsenzarbeit und Homeoffice. Darüber hinaus gab ein Viertel an, dass geplant sei, wieder zur Präsenzkultur zurückzukehren. Arbeitgeber, die ihren Beschäftigten die Arbeit im Homeoffice ermöglichen, müssen im Sinne des Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) einige Dinge beachten.

Homeoffice: Wofür sind Arbeitgeber verantwortlich?

Unternehmen müssen den Arbeitsplatz im Homeoffice in ihre Gefährdungsbeurteilung gemäß § 3 ArbStättV (Arbeitsstättenverordnung) mit einbeziehen. Die Gefährdungsbeurteilung muss im Vorfeld des Einrichtens des Arbeitsplatzes im Homeoffice erfolgen und ordnungsgemäß dokumentiert werden.

In der Dokumentation müssen die Betriebe angeben, welche Gefahren am Arbeitsplatz auftreten und welche Maßnahmen zur Prävention durchgeführt werden können. Darüber hinaus müssen Arbeitgeber die notwendige Ausstattung festlegen sowie für die sichere Verwendung der Arbeitsmittel Sorge tragen.

Da die Arbeit im Homeoffice bereits vor der Corona-Pandemie für zahlreiche Unternehmen ein großes Thema war, erfolgte aus diesem Grund im Jahr 2016 eine Neuregelung der ArbStättV. Im Rahmen dieser Neuregelungen wurden große Teile der Bildschirmarbeitsplatzverordnung (BildSchArbV) dort integriert.

Welche gesetzlichen Regelungen gelten im Homeoffice für Beschäftigte?

Wenn Beschäftigte eines Unternehmens im Homeoffice arbeiten, unterliegen Arbeitgeber nicht nur den Bestimmungen des ArbSchG und der ArbStättV, sondern auch den Vorschriften des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG). Arbeitgeber müssen die Arbeitszeitregelungen genau festlegen. Auch das Verbot von Sonn- und Feiertagsarbeit gehört zu den Arbeitsschutzmaßnahmen.  

Kurzum: Homeoffice entbindet Unternehmen nicht von ihrer Fürsorgepflicht. Sie sind für die Sicherheit und Gesundheit der Arbeitnehmer verantwortlich und müssen Gefahren am Arbeitsplatz von vornherein ausschließen.  

Darf der Arbeitgeber für die Gefährdungsbeurteilung in die Wohnung des Arbeitnehmers?

Beim Thema “Gefährdungsbeurteilung im Homeoffice” begeben sich Unternehmen rechtlich auf dünnem Eis. Fakt ist: Gemäß Artikel 13 des Grundgesetzes gilt die “Unverletzlichkeit der Wohnung”.

Wenn eine Gefährdungsbeurteilung in der Wohnung des Beschäftigten bevorsteht, sollten Betriebe deshalb mit dem Ausschluss der gesundheitlichen Risiken argumentieren. In der Regel wird die Gefährdungsbeurteilung – auch im Homeoffice – von der Fachkraft für Arbeitssicherheit durchgeführt.

Darüber hinaus können Arbeitgeber auch externe Fachkräfte dafür bestellen. Um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden, sollten Arbeitgeber ihre Beschäftigten für die Gefährdungsbeurteilung in den Privaträumen in jedem Fall um Erlaubnis fragen.

Müssen Angestellte im Homeoffice vom Arbeitgeber unterwiesen werden?

Ja. Vor dem Hintergrund der Gefährdungsbeurteilung spielt die Unterweisung der Mitarbeiter eine zentrale Rolle. Gemäß § 12 ArbSchG muss die Unterweisung der Mitarbeiter erfolgen, bevor mit der Arbeit begonnen wird. Das gilt sowohl für Arbeitsplätze im Unternehmen als auch für Telearbeitsplätze sowie für mobiles Arbeiten.

Bei der Unterweisung müssen Arbeitgeber vor allem darauf eingehen, dass der Arbeitsplatz sachgemäß eingerichtet und die zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel ordnungsgemäß verwendet werden. Zur Unterweisungspflicht gehört auch, dass die vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten befolgt werden.

Weitere Punkte, die zur Unterweisung gehören sind:

• Unterweisung in die Datensicherheit und Schutz der EDV vor Viren
• Unfallversicherungsrechtliche Besonderheiten im Homeoffice. Arbeitnehmer müssen auf die Risiken hinweisen, welche Bereiche von der Unfallversicherung ausgenommen werden und welche nicht.
• Sicherheitsunterweisung

Sollten Arbeitgeber technische Maßnahmen für die Zugangskontrolle ergreifen?

Wenn personenbezogene Daten in Betrieben verarbeitet werden, gibt es üblicherweise eine Zugangskontrolle, wie beispielsweise Alarmanlagen oder Schlüsselsysteme.

Die Zugangskontrolle sollte durch den Arbeitgeber auch im Homeoffice realisiert werden, um sensible Daten bestmöglich zu schützen. Technische Maßnahmen dahingehend sind unter anderem:

• Bildschirmsperre
• Sichere VPN zum Unternehmensnetzwerk
• Einrichtung einer Firewall
• Viren- und Passwortschutz

Müssen Mitarbeiter im Homeoffice ständig erreichbar sein?

Mitarbeiter im Homeoffice müssen für den Arbeitgeber erreichbar sein – allerdings nur für die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit. Gemäß des Arbeitszeitgesetzes müssen die Firmen die Höchstarbeitszeiten sowie die Mindestruhezeiten der Beschäftigten beachten. Manche Unternehmen regeln die Arbeitszeiten für Beschäftigte im Homeoffice neu oder passen sie an. Wenn dies der Fall ist, müssen die Arbeitszeitregelungen in jedem Fall im Arbeitsvertrag verankert werden.

Sind Arbeitgeber für die Ausstattung des Homeoffice-Arbeitsplatzes verantwortlich?

Ja, Arbeitgeber sind für die Ausstattung verantwortlich. Die rechtliche Grundlage dafür ist die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV). In der ArbStättV (§ 2 Abs. 7 i.V. m. Abs. 5 ArbStättV) ist allerdings von Telearbeit die Rede. Der Begriff Homeoffice taucht dort derzeit noch nicht auf.

Gemäß ArbStättV sind Telearbeitsplätze vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten. Für die Telearbeit gibt es allerdings zwei Voraussetzungen:

• Es muss vertraglich zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geregelt sein. Die vertragliche Regelung beinhaltet auch die Vereinbarung über die Arbeitszeitregelung, die Arbeitsbedingungen, die Arbeitsplatzgestaltung sowie die Einrichtung eines Bildschirmarbeitsplatzes im Privatbereich. 
  
   
• Der Arbeitgeber muss die benötigte Ausstattung bereitstellen und installieren. Der Telearbeitsplatz muss dem herkömmlichen Arbeitsplatz im Büro entsprechen.

Verpflichtungen des Arbeitgebers auf einen Blick:

• Festlegung der Arbeits- und Pausenzeiten
  
   
• Arbeitsmittel und Geräte, wie Smartphones, Laptops und Tablets, müssen bereitgestellt und installiert werden. 
  
   
• Erstellung eines Konzepts für die Arbeitszeiterfassung
  
   
• Unterweisung der Beschäftigten gemäß § 1 Abs. 3 Nr. 2 und § 6 ArbStättV. Beschäftigte müssen alle notwendigen Informationen darüber erhalten, welche Gesundheitsgefährdungen im Homeoffice auftreten können. 
  
  Beispiele hierfür sind Belastungen der Muskeln und des Skeletts durch die Bildschirmarbeit. Außerdem können im Homeoffice psychische Belastungen auftreten – beispielsweise durch den mangelnden Austausch mit den Kollegen. 
  
   
• Arbeitgeber müssen beim Einrichten der Homeoffice-Arbeitsplätze die Bildschirmverordnung beachten. Sie müssen beispielsweise dafür sorgen, dass verschiedene Arbeitshaltungen am Arbeitsplatz möglich sind. Bildschirme müssen so aufgestellt werden, dass sie frei von Reflexionen und Blendungen sind. 
  
  Darüber hinaus muss die Arbeitsfläche vor der Tastatur das Auflegen des Handballens ermöglichen. Zudem dürfen Laptops oder Tablets nur an Arbeitsplätzen verwendet werden, an denen die Geräte nur kurzfristig im Einsatz sind. Werden diese Geräte dauerhaft verwendet, müssen Arbeitgeber den Mitarbeitern eine separate Tastatur zu Verfügung stellen.

Die vorhergehenden Pflichten beziehen sich auf den Telearbeitsplatz. Beim mobilen Arbeiten schaut die Lage etwas anders aus. Hier gelten nicht die Regelungen der Arbeitsstättenverordnung, sondern die Vorschriften des Arbeitsschutzgesetzes.

Aus Sicht des Arbeitsrechts handelt es sich beim Homeoffice um mobile Arbeit. Hierzu zählen Tätigkeiten, die außerhalb der Arbeitsstätte ausgeführt werden. In der Regel geschieht mobiles Arbeiten unter Nutzung von stationären oder von tragbaren Computern und anderen mobilen Endgeräten. Die Tätigkeiten können unter anderem kurzfristig in der eigenen Wohnung aber auch im Zug oder im Café ausgeführt werden.

Welche konkreten Arbeitsschutzmaßnahmen sollten Arbeitgeber für Beschäftigte im Homeoffice treffen?

Um den Arbeitsschutz im Homeoffice ganzheitlich zu gewährleisten, können Arbeitgeber eine Reihe von Maßnahmen durchführen.

• Geeignete Arbeitsbereiche, Tätigkeiten und Voraussetzungen identifizieren
  
  Trotz der Vorteile des Homeoffice kommt es noch längst nicht für alle Mitarbeiter in Betracht. Die Gründe dafür sind vielfältig. Nicht immer sind die technischen Voraussetzungen vorhanden. Darüber hinaus gibt es Mitarbeiter, die bewusst auf eine Grenzziehung zwischen Beruflichem und Privaten bestehen. 
  
  Die Corona-Pandemie macht deutlich, dass das Arbeiten im Homeoffice sinnvoll und möglich ist – auch vor dem Hintergrund der deutlichen Reduzierung des Ansteckungsrisikos. Arbeitgeber sollten deshalb die tätigkeitsbezogenen und individuellen Voraussetzungen dafür prüfen. Bei Bedarf müssen sie unterstützende Maßnahmen ergreifen, wie beispielsweise die Bereitstellung der notwendigen Technik oder die Anschaffung eines Stuhls, der die Ergonomie unterstützt. 
  
   
• Unterstützung bei Ergonomie und Ausstattung
  
  Für Arbeitsplätze im Homeoffice gelten die gleichen Anforderungen wie für Büro- und Bildschirmarbeitsplätze im Büro. Die Rahmenbedingungen des Arbeitsplatzes müssen dieselben wie im Büro sein. 
  
  Im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung müssen Arbeitgeber die Arbeitsmittel auf Eignung und Funktionsfähigkeit überprüfen. Das gilt nicht nur für den Schreibtisch, sondern zum Beispiel auch für die Tastatur, den Bildschirm und weitere Geräte, die für die Arbeit notwendig sind. 
  
  Mit Blick auf die Ergonomie sollten im Homeoffice die gleichen Gestaltungshinweise beachtet werden, die auch für die Büro- und Bildschirmarbeitsplätze im Betrieb gelten. Betriebe, deren Mitarbeiter vermehrt im Homeoffice arbeiten, können den Beschäftigten Hilfestellungen geben, einen geeigneten Arbeitsplatz im häuslichen Umfeld zu finden und sie über die sichere Nutzung der Arbeitsmittel aufklären. Nützliche Informationen zur Einrichtung des Homeoffice-Arbeitsplatzes stellen auch die verschiedenen Berufsgenossenschaften auf ihren Webseiten zur Verfügung.
  
   
• Auf Eigenverantwortlichkeit bei Arbeitszeitregelungen setzen
  
  Obwohl im Homeoffice die vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten gelten, kommt es bei Mitarbeitern häufig zu einer Verschiebung und Ausweitung der Arbeitszeit. Unter anderem spielen die modernen Kommunikationsmittel eine große Rolle dabei. Man ist jederzeit erreichbar. Darüber hinaus stellen die eigenen Privaträume oft ein Hindernis dar, um den Feierabend einzuläuten. Die Grenzen zwischen beruflichem und privatem verschwimmen zusehends.
  
  Unternehmen sollten deshalb in regelmäßigen Abständen die Arbeitssituation sowie die Arbeitszeiterfassung der Angestellten in den Blick nehmen. 
  
   
• Entwicklung von maßgeschneiderten Lösungen
  
  Jede Branche hat ihre eigenen Anforderungen. Daraus resultiert, dass auch die Homeoffice-Lösungen für die Beschäftigten passgenau sein müssen. Solche Lösungen gibt es nicht von der Stange. 
  
  Deshalb müssen die Betriebe gemeinsam mit ihren Mitarbeitern maßgeschneiderte Lösungen entwickeln, die technischen Voraussetzungen für die Arbeit im Homeoffice müssen stimmen und die Anforderungen an den Arbeitsschutz (Ergonomie des Arbeitsplatzes) muss gegeben sein. Der beteiligungsorientierte Ansatz steht bei der Entwicklung von Lösungen im Fokus. In der Regel werden damit die besten Ergebnisse erreicht.

Welche Tipps können Arbeitgeber für gesundes Arbeiten im Homeoffice geben?

Im Homeoffice sollten Arbeitnehmer den gleichen Komfort in Anspruch nehmen wie im Büro des Unternehmens. Arbeitgeber sollten ihnen deshalb folgende Tipps geben, damit es während der Arbeit nicht zu gesundheitlichen Problemen kommt:

• Der Abstand zum Bildschirm sollte 50 bis 70 Zentimeter betragen.
• Während des Arbeitens sollten die Angestellten öfter die Sitzhaltung ändern.
• Bewegungspausen werden dringend empfohlen.

Darüber hinaus sollten sich Arbeitgeber einen Zeitplan erstellen und sich ein neues Konzept zur Arbeitsorganisation ausdenken oder raussuchen.

Wie können solche Konzepte im Homeoffice konkret ausschauen?

Ein Konzept zur Arbeitsorganisation im Homeoffice basiert beispielsweise auf einem Drei-Säulen-Modell.

• Erste Säule: Zeiteinteilung
  
  – Festlegung der Arbeits- und Pausenzeiten. 
  – Erstellung einer Aufstellung mit den Arbeitszeiten und den Zeiten, an denen 
    man nicht erreichbar ist.
   
• Zweite Säule: Organisation
  
  – Konzepterstellung für die Archivierung und Ablage der Dokumente
  – Einrichtung der Datensicherung
  – Routinen schaffen
  – Kategorisierung und Analyse des Posteingangs (E-Mail und Papierform)
  
   
• Dritte Säule: Einrichtung und Leistungsfähigkeit
  
  – Arbeitsplätze sollten so eingerichtet werden, dass sich Beschäftigte wohl 
    fühlen und gerne Zeit an ihm verbringen. 
  – Gutes Licht ist elementar. 
  – Die wichtigsten Geräte, wie Monitor, Tastatur und Telefon sollten auf dem 
    Schreibtisch stehen. 
  – Arbeitgeber müssen für die Ergonomie der Büroeinrichtung, insbesondere 
    des Stuhls und des Schreibtisches, sorgen. 
  
   

Worin liegen die Unterschiede zwischen Homeoffice, Telearbeit und mobilem Arbeiten?

Fakt ist: Der Begriff des Homeoffice erfährt seit dem Ausbruch von Covid-19 einen inflationären Gebrauch. Bereits vor dem Beginn der Pandemie wird vermehrt von Homeoffice statt von Telearbeit gesprochen. Dabei sind es keine Synonyme.

Im Arbeitsrecht wird der Begriff Homeoffice derzeit noch nicht definiert. Umgangssprachlich versteht man hierunter das gelegentliche oder ständige Arbeiten in den Privaträumen des Arbeitnehmers.

Verankerung des Telearbeitsplatzes in der ArbStättV

Dagegen steht Telearbeit in der Arbeitsstättenverordnung. Gemäß § 2 ArbStättV sind Telearbeitsplätze vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze in den Privaträumlichkeiten der Beschäftigten.

Für den Telearbeitsplatz legt der Arbeitgeber eine mit den Beschäftigten vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit sowie die Dauer der Einrichtung fest. Darüber hinaus ist der Telearbeitsplatz erst dann eingerichtet, wenn Arbeitgeber und Beschäftigte die Bedingungen der Telearbeit arbeitsvertraglich oder im Rahmen einer Vereinbarung festgelegt haben und alle Rahmenbedingungen technischer und organisatorischer Natur passen.

Außerdem ist die Einrichtung des Telearbeitsplatzes dann abgeschlossen, wenn die benötigte Ausstattung des Telearbeitsplatzes mit Mobiliar, Arbeitsmitteln einschließlich der Kommunikationseinrichtungen durch den Arbeitgeber im Privatbereich des Beschäftigten bereitgestellt und installiert wurde.

Für die Kosten der Telearbeitsplätze kommt der Arbeitgeber auf. Wenn die Mitarbeiter zusätzlich einen Arbeitsplatz im Betrieb, spricht man von “alternierender Telearbeit”.

Definition von mobilem Arbeiten

Zum mobilen Arbeiten zählt dagegen das gelegentliche Arbeiten von Zuhause oder von unterwegs – beispielsweise im Zug oder im Café. Darüber hinaus gehört das Abrufen von E-Mails nach Feierabend außerhalb des Unternehmens zum mobilen Arbeiten. Außerdem zählen Arbeiten in den eigenen Privaträumen ohne eingerichteten Bildschirmarbeitsplatz zum mobilen Arbeiten.